A scanso di equivoci, si precisa che la conservazione tramite Agenzia delle Entrate va tenuta distinta dal diverso servizio di “consultazione e acquisizione” delle fatture elettroniche. Con quest’ultimo l’Agenzia delle Entrate, in presenza di adesione, memorizza i dati dei file delle fatture elettroniche e li rende disponibili in consultazione esclusivamente al soggetto che ha effettuato l’adesione.
Si ricorda che, come indicato dal comma 4-quater all’art. 7 del D.L. n. 357/94, modificato dall'art. 12-octies, comma 1, D.L. 30 aprile 2019, n. 34, la tenuta di qualsiasi registro contabile “è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
In tema di conservazione dei registri contabili, concetto ed adempimento distinto rispetto alla tenuta di cui sopra, il legislatore è intervenuto con l’articolo 1, comma 2–bis del D.L 73/2022 (c.d. Decreto Semplificazioni) modificando il comma 4 del D.L. 375/1994, il quale ora stabilisce la regolarità della conservazione dei libri contabili ancorché non stampati o sottoposti al processo di conservazione sostitutiva nei termini di legge purché tali documenti siano disponibili e riproducibili a mezzo stampa in caso di richiesta da parte degli organi verificatori (al riguardo, devono pertanto ritenersi superate le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate con la Risposta all’Interpello n. 236/2021). Tuttavia, tale modifica normativa ha suscitato perplessità riguardo la garanzia dell’immodificabilità e dell’integrità dei documenti contabili, con potenziali effetti ai fini civilistici e probatori.
Di conseguenza, i registri contabili 2021, entro il 28 febbraio 2023, dovranno essere alternativamente:
- stampati in formato cartaceo;
- posti in conservazione sostitutiva apponendo la marca temporale e la firma digitale;
- in via residuale, resi definitivi a sistema e sempre disponibili per la riproduzione in caso di richiesta degli organi verificatori.
Si ricorda, infine, che relativamente all’imposta di bollo, prevista dal nostro ordinamento nella misura di € 16 per le società di capitali e di € 32 per gli altri soggetti, l’assolvimento del tributo avviene in funzione della modalità di conservazione prescelta.
Di seguito vengono riepilogate le diverse ipotesi di tenuta e conservazione dei libri contabili e le relative modalità di assolvimento dell’imposta di bollo, con indicazione delle specifiche scadenze e, in particolare, di quelle decorse/previste per i registri contabili del 2021:
Nella Risposta n. 346/2021, riguardante una società che intende effettuare “una stampa periodica virtuale dei libri contabili (stampa su file «pdf»)”, l’Agenzia delle entrate ha precisato che l’imposta di bollo deve essere assolta con il mod. F24. Da ciò si evince che soltanto in presenza di una stampa dei registri effettuata in formato cartaceo l’imposta di bollo va assolta con il contrassegno / mod. F23; diversamente, qualora la stampa sia effettuata su file il versamento della stessa va effettuato utilizzando il mod. F24.
